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Per una corretta tenuta amministrativa il Codice Civile (articoli 2214 e seguenti e 2421) obbliga le società cooperative la tenuta di alcuni libri sociali:
1) il libro giornale, numerato progressivamente, indica le operazioni relative all’esercizio di impresa giorno per giorno;
2) il libro degli inventari, contiene l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa. Deve essere redatto all’inizio dell’esercizio e successivamente ogni anno. Si chiude con il bilancio e il conto dei profitti e delle perdite. Deve essere sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.
3) il libro dei soci, nel quale devono essere indicati distintamente per ogni categoria il numero delle azioni, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi e i versamenti eseguiti;
4) il libro delle obbligazioni, il quale deve indicare l'ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, il cognome e il nome dei titolari delle obbligazioni nominative e i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi;
5) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
6) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
7) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione;
8) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste;
9) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni;
10) il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447-sexies.
I libri indicati ai numeri 3), 4), 5), 6) e 10) sono tenuti a cura degli amministratori o dei componenti del consiglio di gestione, il libro indicato nel numero 7) a cura del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione, il libro indicato nel numero 8) a cura del comitato esecutivo e il libro indicato nel numero 9) a cura del rappresentante comune degli obbligazionisti.
I libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma.
I soci hanno diritto di esaminare i libri indicati nel primo comma, numeri 3) e 5) e di ottenerne estratti a proprie spese.
Eguale diritto spetta al rappresentante comune degli obbligazionisti per i libri indicati nei numeri 4) e 5), e al rappresentante comune dei possessori di strumenti finanziari ed ai singoli possessori per il libro indicato al numero 10), ai singoli obbligazionisti per il libro indicato nel numero 9).
Tutti i libri devono essere tenuti senza alterazioni o spazi bianchi e conservati per un periodo non inferiore a 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.
La disciplina fiscale richiede inoltre la tenuta per quanto riguarda:
IMPOSTE DIRETTE, oltre al libro giornale e degli inventari
1) libro dei cespiti ammortizzabili;
2) registro riepilogativo di magazzino (solo in casi particolari);
3) registro dei conti individuali
IMPOSTE INDIRETTE-IVA
1) registro delle fatture di acquisto;
2) registro delle fatture di vendita;
3) registro dei corrispettivi;
4) registri di carico degli stampati fiscali.
Libri e registri previsti in materia di lavoro
1) libro matricola;
2) libro paga;
3) registro degli infortuni.
Tra i libri e registri ausiliari (articolo 2214 C.C.) indicativamente possono individuarsi:
1) registro di prima nota;
2) schedario clienti e fornitori;
3) schedario soci;
4) schedario dei conti correnti bancari.
Per una corretta tenuta amministrativa il Codice Civile (articoli 2214 e seguenti e 2421) obbliga le società cooperative la tenuta di alcuni libri sociali:
1) il libro giornale, numerato progressivamente, indica le operazioni relative all’esercizio di impresa giorno per giorno;
2) il libro degli inventari, contiene l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa. Deve essere redatto all’inizio dell’esercizio e successivamente ogni anno. Si chiude con il bilancio e il conto dei profitti e delle perdite. Deve essere sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.
3) il libro dei soci, nel quale devono essere indicati distintamente per ogni categoria il numero delle azioni, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi e i versamenti eseguiti;
4) il libro delle obbligazioni, il quale deve indicare l'ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, il cognome e il nome dei titolari delle obbligazioni nominative e i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi;
5) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
6) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
7) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione;
8) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste;
9) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni;
10) il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447-sexies.
I libri indicati ai numeri 3), 4), 5), 6) e 10) sono tenuti a cura degli amministratori o dei componenti del consiglio di gestione, il libro indicato nel numero 7) a cura del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione, il libro indicato nel numero 8) a cura del comitato esecutivo e il libro indicato nel numero 9) a cura del rappresentante comune degli obbligazionisti.
I libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma.
I soci hanno diritto di esaminare i libri indicati nel primo comma, numeri 3) e 5) e di ottenerne estratti a proprie spese.
Eguale diritto spetta al rappresentante comune degli obbligazionisti per i libri indicati nei numeri 4) e 5), e al rappresentante comune dei possessori di strumenti finanziari ed ai singoli possessori per il libro indicato al numero 10), ai singoli obbligazionisti per il libro indicato nel numero 9).
Tutti i libri devono essere tenuti senza alterazioni o spazi bianchi e conservati per un periodo non inferiore a 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.
La disciplina fiscale richiede inoltre la tenuta per quanto riguarda:
IMPOSTE DIRETTE, oltre al libro giornale e degli inventari
1) libro dei cespiti ammortizzabili;
2) registro riepilogativo di magazzino (solo in casi particolari);
3) registro dei conti individuali
IMPOSTE INDIRETTE-IVA
1) registro delle fatture di acquisto;
2) registro delle fatture di vendita;
3) registro dei corrispettivi;
4) registri di carico degli stampati fiscali.
Libri e registri previsti in materia di lavoro
1) libro matricola;
2) libro paga;
3) registro degli infortuni.
Tra i libri e registri ausiliari (articolo 2214 C.C.) indicativamente possono individuarsi:
1) registro di prima nota;
2) schedario clienti e fornitori;
3) schedario soci;
4) schedario dei conti correnti bancari.